LA NOSTRA PRASSI PROCEDURALE

L’Organismo di Mediazione As-Connet, in accordo con i propri mediatori, in base alle disposizioni di legge e a quanto dottrina e giurisprudenza hanno elaborato, segue la seguente prassi procedurale:

RICEVIBILITA’ DELLA DOMANDA

La domanda (istanza) di mediazione è irricevibile e, se ricevuta, può, ad insindacabile giudizio dell’Organismo, non essere protocollata nel RAM (registro degli affari di mediazione) o, se pure protocollata, non è lavorata, quando:

  • non è firmata dalla parte istante
  • non è accompagnata da i documenti di identità e dalla fotocopia del codice fiscale di parte istante
  • non è accompagnata dall’ordinanza del giudice quando è delegata
  • manca l’indirizzo pec dell’avvocato domiciliatario quando è delegata
  • non risulta il pagamento delle spese di avvio e amministrative
  • la sede indicata non si trova nel territorio del giudice competente
  • l’oggetto ed i motivi sono insufficienti, privi di adeguati indicazioni sulla controversia o comunque non tali da mettere in grado la parte da chiamare di conoscere gli elementi della controversia.

Il valore della controversia indicato da parte istante può sempre essere valutato dall’Organismo o successivamente modificato, in aumento o diminuzione, dal mediatore o dalle parti, di comune accordo

E’  possibile integrare l’oggetto ed i motivi con una breve relazione – non più di una cartella – allegata alla domanda, preferibilmente in formato . doc. L’Organismo non inoltra allegati più estesi e/o sotto forma di citazione, né può ricavare oggetto e motivi dalla relazione allegata. L’Organismo si riserva di riassumere o integrare l’oggetto ed i motivi quando lo ritiene più opportuno alla comprensione della controversia.

L’Organismo non risponde per le intervenute prescrizioni o decadenze quando la domanda è inviata di venerdì, sabato o domenica o due giorni prima del termine, per ovvie ragioni connesse ai tempi di gestione amministrativa e di servizio postale.

SVOLGIMENTO

  • L’Organismo nomina il mediatore incaricato di svolgere la mediazione, individua la sede più opportuna per lo svolgimento degli incontri-che può essere diversa dalla sede secondaria accreditata- , fissa la data e l’ora non prima di 20 gg. e non oltre 30 gg dalla data di deposito della domanda.
  • La parte che intende aderire deve inviare una e-mail – possibilmente almeno il giorno prima della data fissata per l’incontro- al mediatore incaricato e pagare le spese di avvio ed amministrative. Se desidera svolgere la mediazione in videoconferenza deve farne specifica richiesta.  Il mancato pagamento impedisce lo svolgimento della mediazione. Non sono ammesse dichiarazioni riguardo la mediazione in essere se la parte non vuole partecipare. Se inviate non sono trasmesse al mediatore, non sono portate a conoscenza dell’altra parte né inserite o allegate al verbale conclusivo.
  • Eventuali richieste di rinvio, debbono essere inviate direttamente al mediatore incaricato e non alla sede centrale.
  • Il mediatore si accerta che le parti invitate abbiano ricevuto la convocazione. Se non ne ha prova  e certezza, o comunque lo ritiene opportuno, rinvia l’incontro a non più di 10 gg.
  • Il procedimento si svolge senza formalità in incontri congiunti o separati, nei tempi e nei modi che il mediatore ritiene più opportuni.
  • Il mediatore in qualsiasi momento, anche in assenza di parte chiamata e a suo insindacabile giudizio può formulare una proposta conciliativa. La proposta conciliativa deve sempre essere fatta in caso di mediazione delegata.
  • Se è necessario nominare un consulente si procede a termine di legge e di regolamento.
  • Durante gli incontri, il mediatore concorda con le parti il valore della controversia, se vi è contestazione sullo stesso.
  • Il mediatore determina, a suo insindacabile giudizio, se le parti costituiscano o meno un comune centro di interesse al fine di determinare quante parti debbano corrispondere le spese amministrative e di mediazione.
  • A tutti gli incontri di mediazione le parti debbono partecipare personalmente assistite dal proprio avvocato. Se non possono partecipare personalmente possono dare procura speciale notarile ad un terzo che sia sufficientemente informato sui fatti connessi alla controversia. Non sono ammesse altre forme di rappresentanza sostanziale. Eccezionalmente il mediatore può autorizzare che terzi non muniti di rappresentanza sostanziale partecipino agli incontri in nome della parte fermo restando che alla sottoscrizione del verbale conclusivo la parte deve essere presente personalmente o il terzo deve essere munito di procura speciale notarile. Altrimenti il mediatore dovrà dichiarare l’assenza della parte. Se la procura speciale notarile è rilasciata all’avvocato questi deve essere assistito da un altro avvocato.
  • Degli incontri di mediazione non va redatto alcun verbale né le parti possono chiedere che nel verbale conclusivo siano trascritte dichiarazioni di alcun genere.
  • Se la parte chiamata non vuole proseguire la mediazione deve dare idonea e sostanziale motivazione che è trascritta nel verbale. Se la parte non vuole motivare la sua scelta di non proseguire con la mediazione o la motivazione appare solamente formale, il mediatore ne dà atto a verbale.

VERBALE CONCLUSIVO

  • Il verbale conclusivo è un atto propri del mediatore che ne determina il contenuto. E’ sottoscritto dal mediatore e dalle parti, di cui il mediatore certifica l’autografia della firma. Se le parti non possono o non vogliono sottoscriverlo, il mediatore né da atto con una breve motivazione. In caso di procedimenti svolti in videoconferenza le parti possono firmare digitalmente il verbale e rinviarlo al mediatore via pec. Se non hanno la firma digitale il mediatore annota che non hanno potuto firmare.
  • Il verbale non può contenere né possono essere allegate ad esso, dichiarazioni delle parti.
  • Al verbale è allegato l’accordo conciliativo – che è firmato solo dalle parti (non dal mediatore nè dagli avvocati) – e deve contenere la dichiarazione degli avvocati che le assistono di non  essere contrario a norme imperative o contrarie all’ordine pubblico; la proposta conciliativa del mediatore se non vi è stato accordo, l’eventuale perizia tecnica. Altra documentazione esibita dalle parti è restituita alle stesse.
  • Del verbale e dei suoi allegati ne sono fatte tante copie quante sono le parti oltre quella che resta agli atti dell’Organismo. Le copie sono quindi sottoscritte in originale dalle parti. Il mediatore trasmette sollecitamente il verbale ed i suoi allegati alla segreteria dell’Organismo che annota nel RAM la chiusura del procedimento con la data di ricezione del verbale. I termini di prescrizione e decadenza, interrotti con la domanda, ricominciano a decorrere dalla data di deposito del verbale presso la segreteria dell’Organismo.
  • Le copie del verbale e degli allegati sono rilasciate alle parti solo se in regola con gli adempimenti amministrativi.
  • Il mediatore avverte le parti che i fascicoli dei procedimenti sono distrutti trascorsi tre anni dal termine della procedura e quindi qualsiasi richiesta riguardo la stessa non potrà essere evasa trascorso tale termine.
Non esiste un modello per l'adesione, è sufficente inviare un email al mediatore incaricato e per conoscenza alla sede centrale ed avere effettuato il pagamento delle spese di avvio.
Grazie per l'attenzione.